内容証明の書き方

内容証明には書き方に制約があることは、前にも述べました。

その形式を満たしていないと郵送されません。

 

そこで、内容証明を書く前に基本的な知識を身につけておきましょう。

 

形式的制約

①　時数に制限がある

②　使用することができる文字に一定の制限がある

③　訂正方法が定められている

④　一定の形式を満たした通知書以外の資料を同封して郵送することはできない。

 

用紙

　特に指定されていません。文房具屋さんに行くと内容証明用紙として赤い升目の原稿用紙のような者ものが売られていますが、ワープロ（パソコン）用の白紙でもかまいません。大きさは一般的にはＡ４、Ｂ５，Ｂ４（二つ折り）の用紙が用いられているようです。

 

字数

　１ページあたり５２０字以内と決められています。（電子内容証明を除く）

　縦書き、横書きいずれでもかまいませんが、それそれ字数制限が設けられています。句読点や括弧も１文字です。

 

縦書きの場合

　１行２０字以内、１ページ２６行以内

 

横書きの場合

　１行２０字以内、１ページ２６行以内（最も一般的）

　１行１３時以内、１ぺ０時４０行以内

　１行２６時以内、１ページ２０行以内

 

枚数

　制限はありませんが１ページごとに料金が加算されます。２枚以上になったときはホチキスなどで綴じ、各ページに楔印（割印）を押します。

　また、差出人、郵便局、受取人の３名が同じ内容の文書を保有することになりますので１通の内容証明を作成するには同じ書面を３通作成する必要があります。

　３通とも郵便局に持参しなければなりませんが、１通は手書きで、ほかの２通はコピーでもかまいません。もちろん３通ともワープロ（パソコン）などで作成してもかまいません。

　

訂正方法

　内容証明の訂正方法は、郵便局の規則で決められています。

　訂正する箇所を二重線で消し、正しい文字を加筆し、その右の余白に何字削除何字加入と書き、印を押します。

　また文字を追加する場合は加入の記号をいれ右の余白部分に何字加入と書き、印を押します。この印は認印でもよいとされています。